Chapter 9 : EFFECTIVE AND EFFICIENT BUSINESS FUNCTIONS - SISTEM INFORMASI

 SOLVING BUSINESS CHALLENCES AT ALL MANAGEMENT LEVELS

Strategic Planning (Perencanaan Staregis)

Aktivitas manajemen puncak yang menetapkan prioritas, memfokuskan energi dan sumber daya manusia dan teknologi, memperkuat operasi, dan memastikan bahwa karyawan dan mitra bisnis bekerja menuju tujuan bersama.

Prosedur operasional standar (SOP) 

Seperangkat instruksi tertulis tentang cara menjalankan suatu fungsi atau aktivitas. SOP memberikan kerangka kerja untuk proses yang kompleks agar dapat dikelola secara lebih efektif. Manfaat SOP adalah meminimalkan variasi dan meningkatkan kualitas melalui penerapan proses atau prosedur yang konsisten dalam organisasi, bahkan jika ada pergantian personel sementara atau permanen.

SOP untuk mengamankan data transaksi

1. Data security : Data harus dilindungi dari kerusakan yang berbahaya atau tidak disengaja, modifikasi tanpa izin, pencurian, dll. 
2. Data accuracy : Validasi data digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan entri data, seperti data alamat dan nama pelanggan.
3. Data integrity : Integritas data dengan sistem waktu nyata melibatkan pengujian konsistensi, isolasi dan daya tahan.

Sistem informasi area fungsional dasar

1. Manufaktur dan produksi pembelian bahan, pengendalian kualitas, penjadwalan, pengiriman, penerimaan. Misalnya, untuk memproduksi peralatan kecil, produsen perlu memesan bahan dan suku cadang, membayar tenaga kerja dan listrik, membuat pesanan pengiriman, dan menagih pelanggan.
2. Akuntansi piutang, hutang, buku besar, anggaran. Sistem akuntansi selalu memperbarui saldo rekening, mencairkan dana, dan memposting laporan.
3. SDM penggajian, rekrutmen dan perekrutan, perencanaan suksesi, tunjangan karyawan, pelatihan, kompensasi, penilaian kinerja, kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan federal dan negara bagian.
4. Keuangan pengelolaan kas, pengelolaan aset, pengelolaan kredit, pelaporan laporan keuangan untuk mematuhi peraturan federal dan khusus industri serta lembaga pemerintah. 
5. IT layanan komputasi awan, manajemen perjanjian tingkat layanan (SLA), manajemen lisensi perangkat lunak, manajemen akun pengguna, keamanan informasi dan jaringan. 
6. Penjualan dan pemasaran penetapan harga, promosi media sosial, riset pasar, perkiraan permintaan, manajemen kampanye penjualan, pelacakan pesanan, serta pemrosesan dan penjualan pesanan online dan seluler.

MANUFACTURING, PRODUCTION, AND MANAGEMENT TRANSPORTASITION SYSTEM

Manufacturing and Production system

Production and Operations Management (POM) bertanggung jawab atas proses yang mengubah masukan menjadi keluaran yang bernilai tambah. Yang di maksud dengan masukan yaitu mencakup SDM yang meliputi pekerja, staf, dan manager. Lalu ada fasilitas yang meliputi bangunan dan peralatan, sedangkan untuk keluaran berupa barang dan jasa yang di hasilkan suatu perusahaan.

Transportation Management System

Transportation Management System (TMS) adalah sebuah sistem yang di rancang untuk membantu mengatur dan mengelola transportasi dalam suatu wilayah atau kawasan. Sistem ini mencakup pengaturan dan pengawasan mulai dari pegaturan rute, jadwal, hingga keamanan dan kanyamanan pengguna jasa transportasi.

Tujuan Transportation Management System (TMS)

Tujuan dari Transportation Management System (TMS) adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan keamanan dalam penggunaan transportasi logistik. Sistem ini juga bertujuan untuk mempercepat waktu perjalanan dan mengurangi biaya operasional.

Ada 4 faktor yang berkontribusi terhadap pertumbuhan TMS

1. sistem transportasi yang sudah ketinggalan zaman perlu di tingkatkan atau di ganti. sistem transportasi yang sudah ketinggalan zaman akan sulit di integrasikan pada sistem yang lebih baru dan mahal untuk pemeliharaannya.
2. Pertumbuhan angkutan antarmoda semakin banyak perusahaan yang melakukan pengiriman melalui antarmoda, TMS lawas tidak akan mampu mendukung atau menangani pergerakan antarmoda.
3. Vendor TMS menambah kemampuan vendor TMS harus mampu menambah kemampuan sistem karena fungsi dasar dari TMS yaitu mengumpulkan data mengenai beban yang di angkut dan mencocokan data tersebut dengan panduan routing histori.
4. TMS menangani data besar transportasi cenderung menghasilkan data transaksional dalam jumlah besar dan untuk mengelola data yang besar tidaklah mudah. Vendor TMS juga harus mengembangkan sistem yang memanfaatkan data besar yang dikumpulkan dan disimpan.

Manajemen logistik

Manajemen logistik adalah perencanaan, implementasi, dan pengendalian efisiensi dari semua aktivitas yang terlibat dalam pengelolaan aliran barang dan informasi di seluruh rantai pasokan. Dimulai dari pengadaan bahan baku sampai distribusi produk jadi kepada pelanggan akhir. Manajemen logistik Pengertian manajemen logistik.

Tujuan manajemen logistik

Tujuan manajemen logistik untuk memastikan bahwa produk atau layanan tersedia dalam jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dan lokasi yang tepat. Sambil mengoptimalkan biaya dan waktu.

Aspek utama manajemen logistik 

1. Pengadaan (procurement) 
2. Manajemen persediaan (inventory management) 
3. Transportasi dan distribusi (transformation and distribution) 
4. Penyimpanan (wharehousing) 
5. Pengemasan dan pemrosesan pesanan (order processing and packaging)
6. Manajemen rute dan pengoptimalan (route management and optimization) 
7. Teknologi informasi (information technology) 
8. Manajemen resiko (risk management) 
9. Kualitas dan pemeliharaan (quality and maintenance) 
10. Pelacakan dan monitoring (tracking and monitoring)

Just-in-time Invetory Management System

Just-in-time (JIT) adalah suatu pendekatan manajemen operasional yang bertujuan untuk meminimalisir pemborosan dan ketepatan produksi.

Tujuan utama dari JIT adalah

• meningkatkan efisiensi produksi 
• peningkatan kualitas 
• peningkatan responsivitas terhadap perubahan permintaan 
• mengurangi pemborosan biaya

SALES AND MARKETING SYSTEM

Data Driven Marketing (pemasaran berbasis data) 

Strategi pemasaran yang menggunakan analisis data untuk menginformasikan dan mengoptimalkan keputusan pemasaran. Tujuan dari data driven marketing yaitu meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pelanggan.

Sales and Distribution Channels 

Sales and distribution channels adalah jalur yang digunakan oleh perusahaan untuk membawa produk atau layanan dari produsen ke konsumen akhir. 

Marketing Management

Contoh representatif tentang bagaimana manajemen pemasaran dilaksanakan

1. Penetapan Harga Produk atau Layanan Penetapan harga adalah keputusan yang sulit, terutama selama resesi ekonomi. . Penjualan kilat melibatkan penggemar atau pelanggan dan memicu penjualan cepat. Penjualan kilat bekerja dengan menawarkan penawaran luar biasa kepada pelanggan dalam waktu yang sangat singkat. Metode penjualan ini sangat cocok untuk kedekatan media sosial.
2. Produktivitas Tenaga Penjual Produktivitas penjualan dapat ditingkatkan dengan pusat panggilan berbasis web. Saat pelanggan menghubungi sales penjualan, sales tersebut dapat melihat riwayat pembelian pelanggan, demografi, layanan yang tersedia di tempat pelanggan tinggal, dan banyak lagi. Informasi ini memungkinkan sales untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
3. Analisis Profitabilitas Dalam memutuskan periklanan dan upaya pemasaran lainnya, manajer perlu mengetahui kontribusi keuntungan atau margin keuntungan (margin keuntungan harga jual dikurangi harga pokok) dari produk dan jasa tertentu. Metrik profitabilitas untuk produk dan jasa dapat diperoleh dari sistem akuntansi biaya

ACCOUNTING, FINANCE, AND REGULATORY SYSTEMS

Akuntansi keuangan 

cabang akuntansi khusus yang melacak transaksi keuangan perusahaan dan menyiapkan laporan keuangan, seperti neraca dan laporan laba rugi. Laporan laba rugi merangkum pendapatan dan pengeluaran perusahaan selama seperempat tahun fiskal atau seluruh tahun fiskal. 

Tujuan Akuntansi Keuangan

Memberikan informasi yang cukup dan akurat bagi pihak lain untuk menilai suatu perusahaan untuk investasi atau tujuan lainnya

Accounting Software Packages (Paket Software Akuntansi)

Teknologi dasar bagi banyak perusahaan, dan seiring pertumbuhan bisnis, solusi akuntansi yang kuat dan efektif sangatlah penting. Sebagian besar paket perangkat lunak akuntansi menawarkan fitur dasar yang sama yang diperlukan untuk mengelola keuangan: piutang (A/R), hutang (A/P), buku besar, penagihan dan pembuatan faktur, pesanan pembelian dan penjualan, dan pelaporan. Selain fungsi dasar, solusi akuntansi terbaik menawarkan fitur tambahan untuk memberi pengguna lebih banyak kekuatan, fleksibilitas, dan penyesuaian.

Tagging XBRL (Penandaan XBRL)

Bahasa untuk komunikasi elektronik data bisnis. Data yang diberi tag XBRL dapat dibaca oleh perangkat lunak apa pun yang menyertakan prosesor XBRL, yang membuatnya mudah untuk ditransfer antar komputer. Perangkat lunak tersedia untuk menandai data, mengirimkan data yang diberi tag ke berbagai penerima, dan menerima serta menganalisis data yang diberi tag dari sumber lain.

Manfaat XBRL disuatu perusahaan:

• Menghasilkan data yang lebih bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan pendukung.
• Menghasilkan data yang lebih akurat dengan lebih sedikit kesalahan yang memerlukan tindak lanjut regulator. 
• Mengirimkan data lebih cepat kepada regulator dan memenuhi tenggat waktu. 
• Meningkatkan jumlah kasus dan jumlah informasi yang dapat ditangani oleh staff.

Internal Controls (Pengendalian Internal) 

1. Pemisahan tugas merupakan praktik terbaik dalam prosedur pengendalian. Saat menangani aset perusahaan, pekerjaan manajer dan karyawan harus mendapat persetujuan atau otorisasi. Misalnya, segala upaya untuk menerbitkan cek kepada vendor yang tidak ada dalam database vendor yang disetujui akan dicegah oleh sistem informasi akuntansi. 
2. Rotasi Pekerjaan. Rotasi pekerjaan membantu mencegah ketergantungan yang berlebihan pada satu individu. 
3. Pengawasan. Manajemen baik pemilik tunggal atau tim yang terdiri dari individu harus memantau apa yang sebenernya terjadi pada bisnis. 
4. Kebijakan TI. Tetapkan kebijakan penggunaan komputer dan mendidik karyawan tentang pentingnya mengamankan informasi.

Budgeting (Penganggaran)

Anggaran merupakan representasi keuangan dari rencana perusahaan. Penganggaran modal, sebagai suatu proses, mencakup analisis dan pemilihan investasi dengan tingkat pengembalian investasi (ROI) tertinggi untuk perusahaan. Penggunaan perangkat lunak penganggaran memberikan manfaat signifikan, antara lain mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam proses penganggaran, menyelidiki serta menganalisis konsekuensi perubahan dalam organisasi dan lingkungan, memfasilitasi integrasi tujuan strategis perusahaan dengan rencana operasional, menjadikan perencanaan sebagai proses berkelanjutan, dan secara otomatis memantau pengecualian untuk pola dan tren.

HUMAN RESOURCE SYSTEMS, COMPLAINCE, AND ETHICS

Sumber Daya Manusia 

Bidang yang berhubungan dengan kebijakan, prosedur, komunikasi, dan persyaratan kepatuhan ketenagakerjaan. Program kepatuhan SDM yang efektif merupakan kebutuhan bagi semua organisasi dalam lingkungan hukum saat ini. HR perlu memantau praktik tempat kerja dan ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap Fair Labor Standards Act (FLSA), Occupational Health & Safety Agencies (OSHA), dan undang-undang antidiskriminasi dan pelecehan seksual.

Informasi SDM Sistem

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang efektif mengurangi beban kerja departemen SDM. PeopleSoft Human Capital Management, yang merupakan salah satu HRIS yang memimpin pasar, memberikan landasan global untuk data SDM dan peningkatan proses bisnis. HRIS telah dipindahkan ke intranet dan cloud—di mana aplikasi HR disewakan dalam pengaturan SaaS. Dengan menggunakan intranet, aplikasi SDM telah mengalihkan banyak tugas rutin kepada karyawan yang masuk untuk mengelola tunjangan, potongan, setoran langsung, layanan kesehatan, dan sejenisnya. Ketika karyawan mengelola layanan SDM mereka sendiri, profesional HR dapat fokus pada tanggung jawab hukum dan kepatuhan, pengembangan karyawan, manajemen bakat, perekrutan, dan perencanaan sukses.

Peran SDM dalam Memperoleh dan Mengembangkan Orang-Orang Berbakat dalam Organisasi

1. Perekrutan 

Rekrutmen adalah proses mencari karyawan potensial dengan keterampilan dan bakat yang dibutuhkan perusahaan, menguji mereka, dan memutuskan mana yang akan dipekerjakan

2. Evaluasi Kerja

Karyawan dievaluasi secara berkala oleh atasan langsungnya. Rekan atau bawahan juga dapat mengevaluasi orang lain. evaluasi dapat digunakan untuk mendukung banyak keputusan, mulai dari penghargaan, transfer, hingga PHK.

3. Pelatihan Sumber Daya Manusia

Pelatihan dan pelatihan ulang karyawan merupakan kegiatan penting dari departemen sumber daya manusia. Masalah utamanya adalah perencanaan kelas dan penyesuaian program pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan

4. Perencanaan Personalia dan Strategi SDM 

Departemen SDM memperkirakan kebutuhan orang dan keterampilan. Di beberapa wilayah geografis dan untuk penugasan di luar negeri, mungkin sulit menemukan tipe karyawan tertentu.

5. Administrasi Manfaat 

Kontribusi karyawan terhadap organisasinya dihargai dalam bentuk gaji/upah, bonus, dan tunjangan lainnya. Manfaatnya mencakup manfaat untuk kesehatan dan perawatan gigi serta iuran untuk dana pensiun.

6. Manajemen Hubungan Karyawan 

Dalam upaya mereka untuk mengelola karyawan dengan lebih baik, perusahaan mengembangkan manajemen sumber daya manusia, yang difasilitasi oleh Web, untuk menyederhanakan proses SDM.

7. Tantangan dan Pertimbangan Etis 

Aktivitas pelatihan yang merupakan bagian dari Sumber Daya Manusia mungkin melibatkan masalah etika dalam merekrut dan memilih karyawan serta dalam mengevaluasi kinerja. Demikian pula, pemrosesan dan penyimpanan data TPSberhubungan dengan informasi pribadi tentang seseorang, kinerjanya, dan sebagainya. Kehatihatianharus diberikan untuk melindungi informasi ini dan privasi karyawan dan pelanggan